Die Anleitung
In jedem Unternehmen gehört die Projektarbeit zum Alltag. Ebenso auch in der Kommunikationsbranche. Es wird viel organisiert, geplant und dokumentiert. Trotzdem hakt es immer wieder an Abläufen oder am Ergebnis. Das Modell Scrum wird schon seit längerem für die Softwareentwicklung genutzt. Jetzt auch für die Kommunikationsbranche! Betteke van Ruler brachte vor zwei Jahren Scrum in die PR. Leider ist Scrum noch nicht allzu bekannt und viele Kommunikationsprofis und Studenten kennen das Modell nicht. Deswegen wird in diesem Artikel kurz erklärt, was Scrum ist und was es mit Rugby zu tun hat. Ebenso bekommen wir einen Einblick, wie es in der Praxis genutzt wird und welche Schwierigkeiten es dabei gab. Scrum ist ein leichtgewichtiger, agiler Managementrahmen, der zur Entwicklung komplexer Projekte und Produkte genutzt wird. Ken Schwaber und Jeff Sutherland entwickelten in den 1990er Jahren das Modell. Mit einfachen Regeln, Prozessen und Techniken wird es zum Einsatz gebracht. Der Unterschied zu anderen Methoden des Projektmanagements ist, dass Scrum nicht mit detaillierten Arbeitsplänen, Checklisten arbeitet. Die Inhalte einer Projektarbeit sind flexibel. Bei Scrum werden feste Regeln befolgt.
Die Spieler
Im Scrum-Team gibt es drei verschiedene Rollen. Es gibt den Product Owner, den Scrum Master und das Entwicklungsteam. Der Product Owner vertritt die Interessen des Auftraggebers ist für den Backlog zuständig; er definiert die Ziele zusammen mit den Beteiligten. In einem Product-Backlog befinden sich alle relevanten Voraussetzungen für das Produkt. Der Product Owner ist für die Arbeit des Entwicklungsteams zuständig, arbeitet aber selbst nicht mit. Der Scrum Master sorgt dafür, dass der Scrum-Prozess und die Regeln eingehalten werden und hilft dem Entwicklungsteam, die Probleme selbst zu lösen. Das Entwicklungsteam besteht aus verschiedenen Profis, die aus ihren eigenen Themenbereichen kommen. Das Team organisiert sich selbst und erledigt sein Arbeit störungsfrei. Das Team besteht aus kleinen Gruppen. Es gibt keine langen Kommunikationswege und somit kommt es nicht zu Verzögerungen oder fehlendem Input. Mit einem Fazit von Jeff Bezos, möchte ich die Aussage der kleineren Gruppen befestigen:
“Kann ein Team mit zwei Pizzen verköstigt werden, hat es die exakt richtige Größe. Braucht es mehr, ist der Workflow schwieriger und die Kommunikation leidet.” – Das *Pizza-Prinzip*
Der Sprint-Backlog
Jedes Teammitglied bekommt ein Ticket, das es eigenverantwortlich bearbeiten muss. Ein Ticket ist eine Aufgabe, die zu erledigen ist. Alle Aufgaben sind im Sprint Backlog aufgeführt, der auch Aufgabenplan genannt wird. Aus diesem Arbeitsplan entstehen die nächsten Sprints.
Der Sprint
Alle Sprints können die gleiche, aber auch verschiedene Dauer haben. In der Regel dauert ein Sprint ein bis vier Wochen. Je nach Aufwand kann die Dauer variieren. Der neue Sprint beginnt direkt, wenn der vorherige beendet ist. Ein Sprint beinhaltet und umfasst das Sprint Planning, die Daily Scrums, das Sprint Review, und die Sprint Retrospektive.
Beim Sprint Planning wird die Arbeit für die kommenden Sprints geplant. Dafür gibt es ein festgelegtes Zeitfenster. In diesem Zeitfenster müssen alle Anforderungen erfüllt werden: “Was kann in diesem Sprint fertiggestellt werden? Wie wird die Aufgabe erledigt? Was ist das Sprint-Ziel?“
Bei den Daily Scrums werden täglich der aktuelle Status und Probleme besprochen und die Einsatzplanung für den Tag gemacht. Und zwar alles in maximal 15 Minuten.
Am Ende eines Sprints werden bei dem Sprint Review alle Ergebnisse dem Product Owner präsentiert. Falls neue Anforderungen und Änderungen anfallen, wird dies im Product Backlog angepasst. Der Sprint ist erst dann fertig, wenn jedes einzelne Teammitglied versteht, was „Done“ bedeutet. Bei der Sprint Retrospektive betrachtet das Team seine eigene Leistung. Hier wird geschaut, was gut und schlecht gelaufen ist und was man für die nächsten Sprints besser machen könnte. Während eines Sprints dürfen keine Änderungen an dem Ergebnis vorgenommen werden, die das Ergebnis oder die Qualität gefährden könnten.
Wie mit einem Projekt will man mit einem Sprint etwas Bestimmtes erreichen. Jeder Sprint hat einen definierten Leistungsumfang, einen Entwurf und einen flexiblen Plan, der die Umsetzung, Arbeit und Ergebnis in die richtige Richtung führt. Ken Schwaber und Jeff Sutherland
Was Scrum mit Rugby zu tun hat?
Der Begriff “Scrum” kommt aus dem Sport. Ins deutsche Übersetzt heißt Scrum “Gedränge”. Acht Spieler (“Forwards” genannt) jeder Mannschaft bilden sich mit dem Kommando des Schiedsrichters, zu einem Haufen oder auch Paket, an Kopf und Schultern und versuchen den Ball aus dem Haufen zu bekommen. Scrum beschreibt, worauf es beim Sport aber auch bei einem Projektmanagement ankommt.
Flexibilität
Dynamik
Absprachen
Die Zusammenarbeit der einzelnen Personen im Team ist beim Scrum das Wichtigste!
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Student der Hochschule Darmstadt hat Scrum bei einem Start-up-Unternehmen angewendet, um schneller und agiler zu arbeiten. Er berichtet, dass man das Modell nicht eins zu eins übernehmen kann. Je nach Aufwand und nach Anzahl der Mitarbeiter muss das Modell angepasst werden. Bei diesem Projekt wurden die Daily Meetings zu wöchentlichen Meetings verändert. Das Einlesen, die Einarbeitung und die Kontinuität mit den Meetings waren am Anfang sehr schwer, wurden aber irgendwann zur Routine. Jedes einzelne Teammitglied muss flexibel sein, sich anstrengen und sich mit dem Thema auseinandersetzen.
Für Mitarbeiter, die jahrelang mit dem Wasserfallmodell gearbeitet haben, ist es schwerer, sich auf ein neues Modell einzulassen. Sie sind in Ihrem Arbeitsablauf festgefahren und oft nicht flexibel. Deswegen ist es für viele Unternehmen schwer, das Scrum-Modell bei einem Projekt umzusetzen.
Scrum in der Kommunikationsbranche
Potential hat Scrum sicher auch in Agenturen, beispielsweise, wenn es um komplexe Website-Projekte geht. Van Ruler empfiehlt Scrum auch für die Entwicklung von Kommunikationskonzepten. Das traditionelle Vorgehen – also: Analyse – Zielgruppen – Ziele, Strategie – Taktik – Kontrolle – ist aus Sicht der Professorin zu linear und wird aktuellen Anforderungen werden nicht mehr gerecht. Denn: Oft ändern sich die Rahmenbedingungen schneller als eine Kampagne nach klassischem Modell durchgeführt werden kann, schreibt sie. Die grundlegende Herausforderung bleibt aber auch bei Scrum: Realistische, akzeptable und messbare Ziele.
Zum Nachlesen: In dieser 15-Minütigen Präsentation wird Scrum nochmal kurz erklärt.