Sie ist der Grundbaustein jeder Unternehmenskommunikation: Die Pressemitteilung.
Es gibt viele unterschiedliche Gründe für ihre Veröffentlichung. Sie wird versandt, wenn ein Unternehmen Informationen nach außen geben will, wenn etwas dementiert werden soll oder, wenn das Unternehmen Veranstaltungen oder neue Produkte ankündigen möchte.
Pressemitteilungen (PM), auch Presseerklärungen, Presseaussendungen (PA), Pressetext oder Presseinformation (PI) genannt, sollen Journalisten dazu bringen, einen Artikel über die Meldung zu verfassen. Die Pressemitteilung sollte nicht rein informativ, sondern auch kreativ sein, denn ein Journalist hat oft viel Auswahl. Er kann gar nicht alle Mitteilungen beachten und so gewinnen die Meldungen, die sich interessant lesen. Aber Vorsicht, keine Experimente, denn das kann unseriös wirken und auch zum Ausschluss führen. An ein paar Grundsätze kann sich der Verfasser eines Pressetextes halten: Bevor es ans Schreiben geht, sollte festgestellt werden, wer mit der Pressemitteilung erreicht werden soll. Geht die Nachricht an ein Wirtschaftsbüro, an die Lokalpresse oder doch an ein Fachmagazin? Ist das geklärt, kann die Arbeit beginnen.
In der Überschrift sollte deutlich werden, worum es im Text gehen wird. Am Besten ist eine Einordnung des Themas und des Unternehmens um das es geht. Der erste Absatz beantwortet die fünf wichtigsten W-Fragen: wer, was, wann, wo und warum. Im folgenden Fließtext werden diese Kurzinformationen vertieft, damit die Journalisten mehr Futter für ihre Artikel haben.
Unter die Pressemitteilung kommt klassischerweise der Abbinder. Er ist etwas abgesetzt – entweder durch kursive oder verkleinerte Schrift – und enthält Zahlen und Fakten des Unternehmens, das die Presseinformation versendet. Das können Umsatzzahlen sein, Ziele des Unternehmens, Marktposition oder Aktienstand. Darunter kommen Kontaktangaben und unter Umständen Hinweise auf eine vorhandene Fotodatenbank oder das Presseportal des Unternehmens.
Hier noch ein paar Gedankenstützen: Leicht verständliche Sätze enthalten maximal 15 Wörter. Diese Sätze sollten möglichst immer im Aktiv geschrieben werden und nicht im Passiv. Das liest sich leichter. Schön ist es auch immer, wenn durch geschriebenen Text Bilder im Kopf des Lesenden entstehen. Der Inhalt bleibt dann besser haften.
Ist der Text fertig, kann er versendet werden. Voraussetzung dafür ist ein gepflegter Presse-Verteiler, damit der Text auch immer die richtigen Journalisten erreicht und nicht im Müll landet.