Die Convento – Datenbank von der Firma maassen+partner GmbH bietet einer PR-Abteilung ganz neue Möglichkeiten. Es ist nicht nur möglich Kontakte zu pflegen und Verteiler zu erstellen, auch können mit diesem Programm Presseaussendungen angelegt werden.
Kontakte lassen sich leicht in eine Eingabemaske eintragen.
Bei Personenkontakten werden der Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die Vorlieben der einzelnen Person, im Bezug auf die Art der Zusendung einer Presseinformation, eingetragen. Denn nicht jeder Journalist möchte eine Pressemitteilung per E-Mail, sondern auch mal per Fax oder Post bekommen. Bei Kontakten eines Mediums werden zusätzlich der Name des Mediums und der Verlagsname angegeben. Ferner sind die Internetdomain und die Erscheinungsweise des Mediums wichtig. Eine wirklich gute Eigenschaft des Kontaktformulars ist das Notizfeld: Hier wird festgehalten in welchem Zusammenhang man mit der Person in Kontakt stand und welche Presseeinladung und Pressinformationen sie erhalten hat.
Anhand von Verknüpfungen kann man jedem Medium Personenkontakte zuordnen und bei bestimmten Aussendungen auch nur einem Mitarbeiter des Mediums die Informationen zukommen lassen.
Dank der Suchfunktion von Convento besteht die Möglichkeit einen Kontakt aufgrund der Postleitzahl oder Namen etc. zu suchen.
Sehr hilfreich ist die Änderungsverfolgung der einzelnen Kontakte. Somit kann man genau verfolgen, welcher Mitarbeiter der eigenen Abteilung zuletzt Kontaktinformationen geändert hat.
Ebenfalls können die Medien und Personen zu Verteilern zugeordnet werden. So ist es möglich, bei Aussendungen die Presseinformation an einen Verteiler zu senden und muss nicht jeder einzelnen Person die Information zu kommen lassen.
Aussendungen werden anhand einer Eingabemaske angelegt. Dort gibt man den Namen und die Art der Aussendung an. Anschließend erstellt man das E-Mail-Anschreiben. Dort werden die Sprache, die Betreffzeile der E-Mail und das Anschreiben erstellt. Anschließend wird die Pressinformation als Attachment angehängt.
Vorteile des Programms sind zum einen die Möglichkeit von überall mit Passwörtern auf die Datenbank zugreifen zu können, da die Datenbank auf dem Server der Firma maassen+partner GmbH liegt und nicht auf dem Firmen eigenen Server. Zum anderen geht die Firma auf Programmierungswünsche des eigenen Unternehmens ein.
Mein Fazit: Eine Kontaktdatenbank mit Presseverteiler und Aussendungsmöglichkeit ermöglicht jeder PR-Abteilung ihre Kontakte transparent zu pflegen und einfach Aussendungen zu machen.
Jedoch sollte man als Unternehmen mit der Einführung dieser Datenbank seinen Mitarbeitern Schulungen ermöglichen. Denn eine Adressdatenbank ist nur kosteneffiziente Möglichkeit Presseaussenden anzulegen und Kontakte zu pflegen, wenn die Mitarbeiter diese beherrschen.