16 Tipps für die perfekte Event-Kommunikation

Wir onkomms im 4. Semester haben die letzten Wochen und Monate sehr viel über Content Strategy gelernt. Von verschiedenen Content Typen, über den Ablauf eines Content Audits und Message Architecture bis hin zur Erstellung von eigenen Konzepten und Durchführung der Kommunikation von zwei Branchenevents – wir beschäftigten uns mit einer großen Bandbreite an Themen in diesem Bereich. Der Fokus lag vor allem auf der Planung und Durchführung von Event-Kommunikation, bei der wir sehr viel ausprobieren und lernen konnten. Deswegen folgen nun meine 16 Tipps für die perfekte Event-Kommunikation. Garantiert auf Stresssituationen und spontane Änderungen geprüft. 😉

Alle Tipps beziehen sich auf die Event-Kommunikation aus Sicht des Vertreters eines Unternehmens, der die Veranstaltung als Besucher erlebt. Für Event-Kommunikation als Veranstalter einige der Tipps jedoch auch hilfreich.

 

Wann eignet sich Event-Kommunikation für wen?

Viele Vertreter eines Unternehmens besuchen regelmäßig externe Veranstaltungen wie Konferenzen, Barcamps oder Messen. Die große Anzahl an interessanten Informationen, Geschichten und Ideen, die hier ausgetauscht werden, sind für eine Zielgruppe weit über die Zahl der Teilnehmer hinaus relevant. Es sollten also nicht nur die Veranstalter sondern auch die Besucher dieser Events die Chance nutzen, von diesem zu kommunizieren.

Event-Kommunikation-cosca17-hda

Besonders gut für die Berichterstattung eignen sich wichtige Branchenevents. Vor allem kleinere Firmen und Selbständige nutzen diese, um ihren Expertenstatus zu zeigen und Aufmerksamkeit von Branchenkollegen zu erlangen. Allerdings eignet sich eine Event-Kommunikation aus Sicht des Besuchers einer Veranstaltung auch für größere Unternehmen. Die Möglichkeiten, qualitativ sehr hochwertigen Content wie beispielsweise einen kleinen Clip des Events zu veröffentlichen, sind für diese eher gegeben. Vor allem wenn man nicht nur Unternehmensvertreter als Besucher zum Event schickt, sondern selbst ausstellt oder einen Vortrag hält, ist Event-Kommunikation unverzichtbar.

Bei großen Unternehmen eignet sich die Berichterstattung von einem Event auch für die interne Kommunikation. So erfahren alle Mitarbeiter, die nicht teilnehmen konnten, für die das Thema jedoch eine Relevanz hat, die wichtigsten Informationen.

 

Die erste Phase – Vorbereitung ist die halbe Miete

1. Ziel und Zielgruppe

Im wichtigsten und zugleich ersten Schritt muss die Zielgruppe, sowie das Ziel der Kommunikation bestimmt werden. Für Fachthemen interessieren sich meist Branchenkollegen, aber noch lange nicht alle Follower. Die zu bespielenden Kanäle müssen also mit großer Sorgfalt ausgewählt werden.

 

2. Identität

Abgesehen von der Corporate Identity des Unternehmen als Ganzes, sollte für diese Kommunikation nochmal genau festgehalten werden, wie man sich präsentieren möchte – sprich, mit welcher Identität man auftritt. Diese wird an die Vorlieben der Follower und den Konsens der Veranstaltung angepasst.

 

3. Aufgabenverteilung

Danach geht es an die Planung der Aufgabenverteilung. Je nach Konzept der Kommunikation können einige Mitarbeiter an dieser beteiligt sein oder eine Person managt alles alleine. In jedem Fall muss klar sein, wer zu welchem Zeitpunkt welche Rolle einnimmt und wie der Ablauf geplant ist. Auch die Gewichtung der verschiedenen Medien oder Kanäle muss feststehen. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, sind auch Führungsrollen zum Beispiel in Form einer Chefredaktion eine riesige Hilfe bei einem möglichst reibungsfreien Ablauf.

 

4. Konzept verinnerlichen

Um eine einheitliche Kommunikation zu gewährleisten muss das Konzept der Event-Kommunikation, jedem Kommunikator bewusst sein. Ein detailliertes Briefing bei einer größeren Gruppe oder übersichtliche Notizen der eigenen Ideen bei einer „One-Man-Show“  eignen sich hier hervorragend.

 

5. Inhalte auf Nutzer anpassen

Um Abwechslung in die Kommunikation zu bringen, sollten schon vor dem Event verschiedene Formate für jeden Kanal überlegt werden. Da die Nutzer bestimmte Kanäle bevorzugen, sich die Followerschaft also in ihren Vorlieben für Content unterscheidet, kannst du auch unterschiedliche Strategien für jeden Kanal in Betracht ziehen. So gehen die Inhalte immer auf die Bedürfnisse der Follower ein und zeigen ggf. verschiedene Sichtweisen.

Material-Event-Kommunikation

6. Material vor Einsatz testen

Mein letzter Tipp für die Vorbereitung der Event-Kommunikation ist so simpel wie auch wichtig: Das gesamte Material, das bei der Kommunikation zum Einsatz kommt, sollte davor gecheckt werden. Sowohl Geräte wie Kamera, Mikrofon und Smartphone als auch Login Daten und Apps. Wenn alles einwandfrei funktioniert kann es los gehen!

 

Vor Ort – erstens kommt es anders, zweitens als man denkt

7. Fokussiert bleiben

Auf der Veranstaltung selbst solltest du aufpassen, dich nicht zu sehr in dieser zu verlieren. Geplantes, strukturiertes Kommunizieren ist gefragt: das Ziel, sowie deine Zielgruppe müssen immer im Hinterkopf sein. Das bedeutet nicht, Stimmung, Inhalte und Kontakte auf der Veranstaltung nicht zu genießen und aufzunehmen. Es ist nur wichtig, keine Nichtigkeiten mit den Follower zu teilen, sondern einen Mehrwert zu bieten und dem geplanten Konzept zu folgen.

 

8. Cross-Promo

Für eine Bekanntmachung der eigenen diversen Kanäle empfiehlt es sich, auch untereinander auf diese aufmerksam zu machen. Vor allem, wenn verschiedene Mitarbeiter diese bespielen und somit eine persönlichere Noten geben können, ist der Reiz groß, die Veranstaltung aus unterschiedlichen Blickwinkeln wahrzunehmen. Außerdem können somit neue Follower gewonnen werden, die davor nur einem der Kanäle folgten.

 

9. Interne Kommunikation

Ein organisatorischer Tipp: Es sollte einen einheitlichen, bereits zuvor implementierten Kommunikationskanal für die interne Kommunikation aller Mitarbeiter auf dem Event geben. Dieser eignet sich idealerweise für direkte und schnelle Absprachen, kann Dateien leicht versenden und vor allem von allen einheitlich genutzt werden. Für spontane Fragen muss jeder schnell erreichbar sein.

WhatsApp-Event-Kommunikation-Tool-interne-Kommunikation    Slack-Event-Kommunikation-Tool-interne-Kommunikation

10. Interaktion mit Followern

Kommunikation hat immer mehrere Seiten. Das solltest du auch bei der Event-Kommunikation nicht vergessen. Es gilt also nicht nur selbst zu veröffentlichen, sondern auch zuzuhören, was die anderen Teilnehmer, Follower oder Interessierte im Internet so schreiben, sagen oder zeigen. Interaktion ist gefragt und zu dieser kann auch gerne angeregt werden. Auf Reaktionen aus dem Netz einzugehen, sie zu teilen oder Fragen zu beantworten, verbessert die Beziehung zu den Follower und erhöht die Authentizität.

 

11. Abwechslungsreiche Formate

Wie schon im Teil über Vorbereitung erwähnt: Abwechslung in der Kommunikation macht Spaß und ist interessanter als immer gleiche Beiträge. Verschiedene Formate hast du idealerweise schon im Voraus geplant, aber natürlich kann auch spontane Inspiration genutzt werden. Diese ist oft sogar noch passender und echter.

 

12. Spontan und flexibel sein

Event-Kommunikation ist Live-Kommunikation. Es kann also immer wieder Unvorhergesehenes passieren. Um sich diese Situationen nicht anmerken zu lassen, ist ein Plan B in der Hinterhand unerlässlich. Hier ist auch die reibungslose interne Kommunikation eine große Hilfe. Wenn eine Session, von der man sich viel erhofft hat, total langweilig ist und man nichts Sinnvolles daraus an die Follower weitergeben kann, sollte jemand anderes spontan von einem anderen Ort der Veranstaltung einspringen können.

 

Nach dem Event – tiefergehende Inhalte, aus Fehlern lernen und am Ball bleiben

13. Aufwändigere Contentformen

Event-Kommunikation-Celebrate-Content-cosca17-Blogpost

Das Event ist vorbei, ist die Arbeit nun getan? Nein, jetzt fängt die intensivste Arbeit erst an. Aufwändigere Contentformen wie Artikel, Video oder Podcasts lassen sich während eines Events vorbereiten, aber oft aus Zeitnot nicht fertigstellen. Also sollte es jetzt ans Schneiden, Recherchieren, Schreiben und Veröffentlichen der fertigen Ergebnisse gehen. Hier erreicht man nochmal eine andere Zielgruppe, kann mit Expertise glänzen und andere Branchenvertreter intensiv einbinden (z.B. in Form eines Interviews).

 

14. Schau was die anderen veröffentlicht haben

Durch ein bisschen Recherche kannst du dir etwas Arbeit ersparen und qualitativ hochwertige und vollständige Inhalte bieten, wenn man auf Folien von Präsentationen, Bildmaterial oder Live-Mitschnitte, die hochgeladen wurden, verweist. (Hier gibt es beispielsweise eine solche Auswahl vom Cosca17.)

 

15.  Vergiss das Community Management nicht!

Auch wenn die Veranstaltung vorbei ist, gibt es vielleicht noch die ein oder andere Rückfrage oder Anmerkung von deinen Followern. Geh auf diese ein, liefere ggf. noch Content oder Informationen nach und bedanke dich für Rückmeldungen. Stell dir vor, die Veranstaltung wäre deine Geburtstagsfeier in deiner Wohnung gewesen. Dann antwortest du auch deinen  Freunden, die sich für den schönen Abend bedanken. Oder du fragst alle Gäste, wem die gelbe Jacke gehört, die du noch in der Küche gefunden hast. Genau so solltest du dich um deine Follower kümmern. Natürlich nicht nur nach der Event-Kommunikation, sondern auch sonst immer.

 

16. Aus Fehlern lernen

Mein letzter Tipp ist die sorgfältige Nachbesprechung im Team. Fehler passieren. Vor allem bei Live-Kommunikation gehört das zur Normalität. Auch wenn etwas nicht nach Plan verlief, ist das überhaupt kein Grund das Projekt als Misserfolg zu sehen. Wir machen Fehler, um aus ihnen zu lernen. Also auf in die Nachbesprechung mit dem Team, alles, was schief lief, offen und ohne Vorwürfe ansprechen und gemeinsam nach Lösungen suchen, wie man es nächstes Mal vermeiden oder besser machen kann.

Team-cosca17-Event-Kommunikation

Wenn du diese Tipps vor, während und nach dem nächsten Event anwendest, von dem du berichtest, ist ein guter Ablauf garantiert. Das Team der PR-Fundsachen hat sie während der re:publica 17 sowie dem Content Strategy Camp 2017 getestet, angewendet und für gut befunden. Man kann jedoch immer verbessern, deswegen gilt hier bei der perfekten Event-Kommunikation wie bei jedem anderen Prozess:

 

Try, learn, adapt and repeat.

 

Quellen: xing-events.com | event-partner.deklenkhoursch.de | haufe-akademie.de

Bildquellen: iconfinder.com | pexels.com | PR-Fundsachen Flickr (©Alina Drewitz)

Merken

zu den Kommentaren